接受口譯任務后，可詢問翻譯公司或客戶會議的具體形式、什么時間可以拿到會議資料。各類會議的材料包括但不限于：
1、會議及活動安排（包括但不限于中、外文會議名稱、日程表、發言人名單、活動概況介紹、主辦方及承辦方介紹、發言稿或PPT等）
2、如果是學術類論壇，可以索取本次會議的論文集、發言人PPT、會議日程、論文摘要、發言人背景、科研成果介紹等）
3、如果是有政府領導人參加的重大活動和論壇，索取與會領導和嘉賓名單（附職務和機構名稱）、領導人發言稿等。
4、如果是企業的大型對外活動，如產品上市和發布活動、產品和品牌推介、企業奠基、竣工、投產及開業活動等，可索取企業簡介、產品信息、品牌介紹、主持人串詞等內容。
5、如果是媒體訪談，可索取媒體Q&A參考、媒體溝通手冊、受訪嘉賓信息等。
6、如果是培訓，可索取培訓講義、授課PPT、培訓方和受訓方簡介等。
7、如果是商務或合同談判，可索取項目背景介紹、談判要點、談判方介紹、合同和協議草案（如有可能）。
剛確定口譯任務時，通常沒有具體的會議材料。進入會議準備的第一階段，無會議資料準備階段。無會議資料，分兩類。一是為有會議日程、但無具體材料。二是既無日程、也無任何具體材料。對于第一類情況，可以根據會議日程上所列的會議主題和發言嘉賓進行進一步的搜索，進行知識儲備，搜索內容包括但不限于發言人過往發言的音視頻、相似主題的會議的音視頻、與主題相關的觀點和報道等。
對于第二類情況，沒有任何具體會議信息，不意味著無法準備，也不意味著亂準備，而是要按照一定的方式和線索進行預測性的準備。
口譯任務從準備開始，口譯準備從搜索開始。以某零售業論壇為例。會議召開前一個月，該口譯任務得以確認，經詢問翻譯公司后，得知現階段無法拿到任何會議資料，具體的日程也沒有，僅僅知道此次會議的主題為零售業，會議時間為某日下午在某酒店舉行 。
首先，可用會議時間、地點和主題等線索，在Google和百度上進行具體會議信息的模糊搜索。比如在Google里輸入“9月25日，XX酒店，深圳，零售業論壇”，有可能搜到該會議的具體名稱甚至官方網站。很多國際會議和展會都有官方網站，網站里列有會議的相關信息，如日程、發言嘉賓介紹、會議主題、業界新聞、會議動態、展商手冊等。然后你可以按照日程上所列的會議主題和發言嘉賓再進行進一步的搜索。
如果是連續舉辦的會議，某些官網可能有往屆會議的鏈接、會議總結、聲明報告等資料，從而提供重要的背景信息。
如果沒有搜到具體會議名稱和網站，也非無跡可尋?？梢杂冒l散思維去搜索與會議主題相關的材料。仍以該零售業論壇為例，由于會議規模較小，沒有專門的網站，經過上述步驟的模糊搜索后，也沒有找到具體日程。此時要發揮聯想能力，推測有可能討論的議題，從而縮小自己的準備范圍。如，零售業論壇，可以搜索“零售業發展趨勢、xxx年零售業發展報告、深圳零售業發展、超市發展業態、購物中心特點等、移動互聯與零售業、零售業品牌”等中英文詞匯，獲取相關的資料。
此外，如果自己對此行業很少接觸，背景非常缺乏，可以在Google或百度上搜索“零售業論壇日程”，參考其他會議的議題，然后在這些議題基礎上進行中英文搜索，在Google或百度上將關鍵詞加引號、加上文本類型后綴（PDF/PPT/TXT）或中英文關鍵詞混搭，尋找相關文檔和報道。此外，也可借助維基百科、中國知網等進行平行文本的檢索，儲備知識。
搜索資料，不在多，貴在精?？梢赃x取一些典型和權威的資料，如國際咨詢公司、某些專業研究機構發布的報告等，進行通讀，并選取部分章節進行視譯，這樣充分了解行業背景知識，同時熟悉行業術語。很多時候，會議資料在開會前兩三天才會拿到，甚至是幾百頁的大部頭，留給你看會議資料的時間是少之又少。如果無會議資料階段準備的好，提前預熱，后續拿到會議資料后，也容易迅速上手，提高閱讀資料的效率。
第二階段，有會議材料準備階段。會議材料，越早拿到，越有利于后續的準備。自己不要等著別人給材料，最好主動的去索要資料，提醒翻譯公司或客戶方盡早發出會議材料。尤其是在會議開始前一周，如果資料還不到位，一定要主動出擊。對于翻譯公司的任務，如果翻譯公司遲遲不能發出資料，可以向翻譯公司索取客戶方聯系方式，直接向客戶方咨詢、索取資料。
拿到材料后，先檢查和整理材料。首先，如果有日程表，可以按照日程表的內容，檢查是否各個發言人的材料是否全部到位，并在日程表中highlight出無資料的item，以便后續索要和補充?？梢园凑瞻l言順序，對各個材料進行編號，此外，可以標注版本號或收到材料日期，以便后續有更細資料后進行代替。
如果是同傳任務，資料較多的情況下，比如學術會議，技術性強，經常有N篇論文，閱讀量巨大?？梢詫⑽募聪嚓P順序編號和分類，然后與搭檔分工準備，你準備1、3、5,他準備2、4、6，大幅提高會前準備效率。
在看材料的時候，把專業名詞、名稱、理解難點、講話人觀點等信息，在原文上用顏色highlight出來，或在旁邊直接寫上譯文。
對于word發言稿，在時間許可的情況下，盡量做一遍視譯。視譯的時候，最好找一到兩個人作聽眾，讀給他們聽，請他們聽完后給你反饋。對于PPT文件，可以順著PPT的邏輯，大膽猜測發言人的意圖，然后從發言人的角度，對PPT進行視譯。視譯，把東西讀出來，口眼并用，可以將相關的專業術語激活，加深印象。
除了通讀會議資料外，需要建立和完善詞匯表。建立詞匯表，可以從無資料準備階段開始，在網絡查閱、平行文本閱讀、文檔閱讀的過程中建立詞匯表。拿到會議資料后 ，可以在前期整理的基礎上，進一步完善。整理詞匯的時候，除了專業術語和行業通用說法外，還需要將特定名稱（姓名、機構、職務、稱呼等）及特定縮寫也包括在內。詞匯表最好用Excel建立，并按照一定的順序進行排列，方便查閱。除了詞匯外，可在詞匯表標注出處，如文件名、原文頁碼等。此外，也可將發言人和發言時間列入，方便分時段準備，提高效率。此外，對于反復出現的詞匯，可以重點關注，highlight出來。如下表：
如果是同傳會議，可分頭準備，并將自己的詞匯表提前與搭檔共享，然后進行合并。
如果在會前一兩天才拿到會議資料，而且資料量非常大，準備時間非常倉促?？梢葬槍π缘膶Σ牧线M行優先閱讀，以下個人建議，僅供參考：
1、如果是企業的大型對外活動，可以重點閱讀企業發展簡介、活動簡介、主持人串詞和領導發言搞。
2、如果是與產品相關的活動，如產品發布和推介，可以重點去閱讀產品特性和亮點、產品相對競爭對手的優勢、目標消費群體等。
3、如果是媒體訪談類，可以根據受訪者的身份進行重點閱讀和準備。如果提前知道了自己的口譯服務對象，可以去根據他的身份重點的準備材料。比如，如果是企業的總裁、副總裁等高層，一般記者提問的方向會側重于企業和品牌的戰略層面，如企業發展規劃、產品規劃、銷售、品牌策略等。如果是技術總監或者設計師，一般會問到技術走向、設計靈感、產品特點和優勢、目標消費群體等相對泛泛的專業性問題。
4、如果是學術性會議，手上拿到的資料是學術論文，重點閱讀其工作原理和核心觀點部分。如果沒有時間看論文，重點閱讀論文摘要、論文開篇、論文背景和結論部分。
5、如果是技術培訓，可以重點查閱技術原理和操作程序部分。
6、如果是供應商、經銷商等商務培訓，可以重點的閱讀有關業務流程的資料。
7、如果是項目或城市推介，可以重點的閱讀項目特點、優勢和業務模式等內容，城市的優勢、產業政策、優惠政策等方面。
8、如果是企業年會、季度會等業務溝通會，可以重點關注銷售數據、業績指標、商務政策、產品規劃等方面內容。
9、如果是商務或合同談判，在拿到合同草案的情況下，重點閱讀談判方有利益沖突的內容，如費用、人員、產權、索賠、項目期限等商務條款。
此外，可以按照發言順序進行閱讀。把最先發言的人的材料，進行通讀，盡量熟悉，確保開門紅。一個流暢的開場翻譯，為聽眾帶來良好的印象，有效的降低現場的壓力。資料實在是看不完，可以把后面的部分放到會場去看，在搭檔翻譯的時候，快速的掃資料。
除了閱讀文本資料外，可以去找幾段發言人的過往音頻和視頻，熟悉口音和發言風格，進行模擬翻譯。如果是沒有該發言人的音頻和視頻，可以找相似議題的發言。如果是交傳，建議找幾段相關的發言，做筆記，然后口譯，對某些專用說法設計筆記符號。如果沒有視頻和音頻，也可以邊閱讀材料，邊設計筆記符號。
第三階段，臨場準備階段。翻譯公司將客戶聯系人信息提供給你后，在會前一到兩天，自己主動和客戶聯系，確認到場時間、著裝要求等。
另外，在會前一天，我一般會找兩篇資料，再視譯一遍，找一下“說”的感覺。
切記隨身攜帶一個U盤，以便隨時在現場拷資料。到會場后，可去簽到處領取會議日程等資料，然后找到同傳箱或者翻譯位。此外，最好拿到自己的會議證件，方便在會場活動。
如果是交替傳譯，確認是站立口譯還是坐著口譯，確認口譯員的站立位置或座位，如果座位安排的不理想，比如太遠，可以與客戶進行溝通。
如果有資料缺失，到場后，可向客戶詢問，請其提供。對于不確定的用法和說法，可以在會前向客戶咨詢。如果客戶沒有安排briefing，可以在不影響會議安排的情況下，自己找到發言人進行短暫溝通，了解其發言內容和要點。此外，如果是交替傳譯，可以與發言人溝通一下，了解其發言的停頓節奏。如果是帶稿同傳，可以事先詢問客戶：“如果發言人不按稿件讀，我是照稿子讀，還是根據現場，隨機應變？”如果現場活動為雙語住持，詢問客戶主持詞是否需要翻譯。
如果是交傳會議，另外一方也帶有翻譯，可以與對方譯員進行溝通，協調工作方式，是分時間段來翻譯，還是按語種進行單語翻譯。如果是同傳會議，在會議開始前，同樣需要與搭檔協調工作方式，誰先開始翻譯、多長時間進行切換、切換時的手勢及信號等。
